Tanda Tangan Elektronik: Kapan Hasil Pindai Tidak Cukup

Untuk kontrak elektronik di Indonesia, pilih cara tanda tangan yang dapat menunjukkan identitas, persetujuan, dan perubahan dokumen. TTE tersertifikasi membantu menyediakan bukti teknis, tetapi bukan jaminan menang sengketa. TTE tidak tersertifikasi tetap perlu memenuhi syarat UU ITE. Untuk transaksi berisiko tinggi, periksa kewajiban penggunaan tanda tangan yang diamankan sertifikat elektronik.

Masalah pembuktian tanda tangan dapat muncul pada kontrak yang dikirim lewat surel, baik antara pekerja lepas, perusahaan pengembang, maupun kliennya. Gambar tanda tangan yang ditempel pada PDF mungkin terlihat meyakinkan, tetapi tidak dengan sendirinya menunjukkan siapa yang menandatangani atau persetujuan apa yang diberikan.

Apa yang sebenarnya diminta hukum?

Aturannya tersebar di tiga tempat.

Enam syarat dalam Pasal 59 ayat (3) PP 71/2019 dapat diringkas sebagai berikut:

1. Data pembuat tanda tangan hanya terkait dengan penanda tangan.
2. Saat penandatanganan, data tersebut berada dalam kendali penanda tangan.
3. Perubahan tanda tangan setelah penandatanganan dapat diketahui.
4. Perubahan isi dokumen setelah penandatanganan dapat diketahui.
5. Tersedia cara untuk mengidentifikasi penanda tangan.
6. Tersedia cara untuk menunjukkan persetujuannya terhadap isi dokumen.

Daftar tersebut tidak mensyaratkan semua tanda tangan harus tersertifikasi. Namun, penggunaan cara sederhana tetap harus dapat menunjukkan pemenuhan keenam syarat. Bentuk visual tanda tangan saja tidak menjawab seluruh kebutuhan pembuktian.

Perbedaan TTE tersertifikasi dan tidak tersertifikasi

Perbedaannya dapat dibayangkan melalui proses pengiriman surat. Surat yang Anda tandatangani sendiri tetap membutuhkan bukti tambahan bila keaslian atau persetujuannya dipersoalkan.

Jika identitas diperiksa dan surat disegel sehingga perubahan dapat diketahui, tersedia bukti tambahan tentang prosesnya. Analogi ini membantu menjelaskan fungsi sertifikasi, meskipun proses elektronik menggunakan sertifikat dan mekanisme kriptografi.

PSrE adalah Penyelenggara Sertifikasi Elektronik. Menurut Pasal 60 ayat (3) PP 71/2019, tanda tangan elektronik tersertifikasi harus:

• memenuhi enam syarat tadi,
• memakai sertifikat elektronik dari PSrE Indonesia, dan
• dibuat dengan perangkat pembuat tanda tangan yang tersertifikasi.

Tulisan Hukumonline edisi Oktober 2025 menjelaskan risiko praktis: dokumen dengan tanda tangan tidak tersertifikasi dapat ditolak oleh sistem digital resmi jika legalitasnya tidak dapat diverifikasi.

Nama platform global tidak otomatis menjadikan tanda tangannya tersertifikasi menurut ketentuan Indonesia. DocuSign atau Adobe Acrobat Sign perlu menggunakan sertifikat dari PSrE Indonesia untuk memenuhi unsur penyelenggara dalam negeri tersebut. Periksa sertifikat yang diterbitkan, bukan hanya merek platform.

Apakah hasil pindai tanda tangan cukup?

Gambar tanda tangan saja tidak menunjukkan siapa yang menempelkannya atau apakah isi PDF berubah. Namun, penilaian hukumnya bergantung pada seluruh proses dan bukti; jangan menyimpulkan semua hasil pindai otomatis tidak sah.

Email, catatan persetujuan, waktu pengiriman, dan pembayaran dapat membantu menunjukkan prosesnya. Simpan berkas asli serta jejak tersebut. Kekuatan pembuktian tetap dapat dipersoalkan.

Pilih alur berdasarkan risiko dan persyaratan dokumen. Klik persetujuan atau hasil pindai tidak otomatis cukup hanya karena nilai transaksi kecil. Untuk nilai besar, jangka panjang, atau pengalihan hak, pertimbangkan TTE tersertifikasi dan periksa ketentuan khusus bersama pihak yang menangani kontrak.

Perhatikan khususnya klausul pengalihan hak kekayaan intelektual. Jika kontrak menetapkan bahwa hak atas kode beralih setelah pelunasan, seperti dibahas dalam kepemilikan kode, simpan bukti identitas, kewenangan, dan persetujuan atas klausul itu.

Apa yang berubah sejak revisi 2024?

Perubahan kedua UU ITE, UU 1/2024 yang disahkan 2 Januari 2024, menyentuh urusan tanda tangan di tiga titik.

Transaksi berisiko tinggi memakai TTE yang diamankan sertifikat elektronik. Pasal 17 ayat (2a) UU 1/2024 menggunakan rumusan itu. Penjelasannya memberi contoh transaksi keuangan yang tidak dilakukan dengan tatap muka fisik. Jangan mengganti rumusannya dengan asumsi setiap kontrak bernilai besar otomatis masuk kategori yang sama; periksa aturan pelaksanaan dan alur transaksi yang sesuai.

Cakupan layanan PSrE diperluas. Pasal 13A merinci layanan selain tanda tangan: segel elektronik untuk badan usaha, penanda waktu sebagai bukti keberadaan dokumen pada waktu tertentu, pengiriman elektronik tercatat, autentikasi situs web, penyimpanan jangka panjang tanda tangan, dan identitas digital.

Pengecualiannya bergeser. Versi 2008 mengecualikan surat yang menurut undang-undang harus tertulis, juga akta notaris dan akta PPAT (pejabat pembuat akta tanah). Pasal 5 ayat (4) yang baru cukup bilang aturan ini tidak berlaku "dalam hal diatur lain dalam Undang-Undang". Di lapangan artinya sama: akta notaris dan akta tanah tetap tunduk ke undang-undangnya sendiri. Akta pendirian PT atau jual-beli tanah bukan urusan aplikasi tanda tangan.

Siapa saja penyelenggara yang diakui?

Komdigi memegang PSrE Induk, puncak rantai sertifikat yang jadi rujukan semua penyelenggara di bawahnya. Di bawahnya ada PSrE berinduk, masing-masing dengan SK pengakuan dari Komdigi. Nama komersial yang cukup dikenal antara lain Privy, VIDA, Peruri, Tilaka, dan Digisign. Instansi pemerintah memakai BSrE milik BSSN.

Status pengakuan penyelenggara dapat berubah. Sebelum memilih platform, periksa nomor SK pada portal TTE Komdigi. Jika platform bermitra dengan PSrE, tanyakan penyelenggara mana yang menerbitkan sertifikat di PDF Anda dan bagaimana sertifikat itu diverifikasi.

Apakah e-meterai membuat tanda tangan sah?

Tidak. Dua hal ini sering tertukar.

Meterai itu pajak atas dokumen, bukan syarat sah perjanjian. Sejak 1 Januari 2021, UU 10/2020 menetapkan tarif tunggal Rp10.000, berlaku untuk surat perjanjian dan dokumen yang mencantumkan uang di atas Rp5 juta. Versi elektroniknya, e-meterai, dipakai untuk berkas digital. Kontrak tanpa meterai tidak batal. Bea meterainya bisa dilunasi belakangan lewat pemeteraian kemudian, sebelum dokumen dipakai sebagai bukti.

Periksa tanda tangan dan bea meterai sebagai dua kewajiban terpisah. Dokumen dapat sudah ditandatangani tetapi masih memiliki kewajiban bea meterai. Sebaliknya, e-meterai tidak memperbaiki bukti identitas atau persetujuan yang lemah.

Terapkan dalam alur kontrak

Terapkan kebiasaan berikut agar bukti penandatanganan tetap dapat diperiksa setelah kontrak disepakati:

1. Tetapkan cara penandatanganan per jenis dokumen. Dokumentasikan persyaratannya agar pemilihan proses konsisten.
2. Tambahkan klausul tanda tangan elektronik pada perjanjian induk: penerimaan TTE oleh kedua pihak, platform yang digunakan, dan status PDF bertanda tangan sebagai dokumen asli.
3. Simpan berkas asli. Jangan mencetak lalu memindainya ulang atau memprosesnya dengan alat yang meratakan dan menyimpan ulang PDF. Perubahan setelah penandatanganan dapat merusak verifikasi tanda tangan tersertifikasi.
4. Periksa tanda tangan saat dokumen diterima, melalui halaman verifikasi PSrE atau panel tanda tangan pada pembaca PDF. Tindak lanjuti status rusak atau tidak dikenal saat pihak penandatangan masih mudah dihubungi.
5. Sertakan kontrak dalam serah terima proyek. Dokumen lingkup kerja, penerimaan hasil, dan pengalihan hak perlu disimpan bersama kode sumber, seperti dalam panduan serah terima perangkat lunak.

Biaya TTE tersertifikasi dihitung per tanda tangan atau per paket, bergantung pada penyelenggara dan volume. Bandingkan biaya tersebut dengan kebutuhan pembuktian dan risiko dokumen yang ditandatangani.

Panduan ini membantu menyusun proses dan arsip kontrak. Untuk kontrak yang sudah disengketakan, mintalah penilaian pengacara sebelum mengambil langkah terhadap pihak lain.